新人に限らず部下を持つ上司の方は、部下からの報告に対して、このような気持ちになったことはありませんか？
「正直、忙しい中で部下からの報告を受けるのは負担だ」
「報告をしてほしいけど、部下から報告がない。仕事が順調に進んでいるかどうか不安だ」
両極端ともいえる気持ちをあえて書きましたが、
1つ目は、そもそも報告の目的を上司側が理解していないことが原因でしょう。
2つ目は、部下側が報告の目的を理解していないことが原因です。
報告の目的とは
報告の目的とは何でしょうか？
社会人になってから、“報告”を何度もしてきているのに、そもそもの目的が分からないまま社会人を重ねてきてしまっている人が多すぎるように感じます。
仕事とは、基本的には一人で完遂することができません。チームで協力しながら成果を出すものです。そのため、チームでの活動を円滑に進めるためには、連携して動いてく必要があります。
その連携するための手段が、報告なのです。
誰がどのような仕事をいつまでに行うのかなどの各人の行動を、報告を通して連携することで、チームでの成果を出していくのです。
ですから、1つ目の「正直、忙しい中で部下からの報告をうけるのは負担だ」と感じている上司の方は、部下からの報告を受けたくないというのは、部下の仕事をチーム活動と連携したくないという状態になり、厳しい言葉で言えば、怠慢と言えるでしょう。
また、2つ目の「報告をしてほしいけど、部下から報告がない。仕事が順調に進んでいるかどうか不安だ」というのは、上司としては正しい反応です。今すぐするべきは、部下に報告の目的を理解させることです。
なお、部下が報告の目的を理解していても、どのように報告をして良いのか分からないために、報告ができていないこともあります。その場合は報告の仕方を教えてあげましょう。
後続で効果的な報告の仕方をご紹介していきますので、ぜひ、ご覧ください。
報告は新人を成長させる
報告は仕事を推進していくために必要なコミュニケーションであるため、必然的に頻度の多いコミュニケーションです。そして、個人の活動をチーム活動と連携しながら伝える必要のあることから、個人という視点から、チームという一段上の視点が求められるコミュニケーションといえるでしょう。
この特性を活かして、新人に報告を通した一段上の成長を目指すのはとても効率的だとも言えるでしょう。
報告で伝えるべき内容とは
チーム活動と連携した報告をさせる上では、最低限必要な要素は以下の3つといえます。
・期日に対して現在の進捗は計画通りか、という「進捗状況」
・求める品質の成果物はできそうか、という「成果物そのもの」
・作業を進める上でも発生している・発生しそうな問題点はないか、という「問題点」
そして、一段上のチームという視点で成長させる上では、以下の要素を追加すると良いでしょう。
・自身の業務の前担当者・後担当者・並行作業者にどのような影響・連携が必要か、という「影響範囲」
さらに、新人個人のスキルや知識を伸ばす上では、以下の要素を追加するとさらに良いでしょう。
・業務を通して、うまく行ったこと・改善すべきこと、という「今後の成長に向けたアクション」
5つの要素を含めた報告を新人にさせることで、最低限のチーム連携を身に付けさせるだけではなく、一段上の視点と個人のスキルを伸ばすことができます。
ぜひ、日々の報告に取り入れてみてください。
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