このコラムの読み手は、以下の方々を主な対象にしています。
- 上司や先輩から文章の書き方を指摘されることの多い人
- 文章を書くのが苦手な人
- OJTトレーナーとなり、部下の文章をレビューすることになった人
仕事において、「自分には文章を書く才能がないから」というのは言い訳になりませんよね。
ビジネスにおける文章は、相手に誤解なく、わかりやすく伝えることが大切です。
読み手によって、様々な解釈ができる文章では、仕事関係者内での認識齟齬が発生し、各々が違う方向を向いて仕事をしてしまいかねないからです。
ですから、ビジネスにおける文章は、『相手に誤解なく、わかりやすく伝える』書き方をしなければなりません。
このコラムでは「文章の長さ」についてお伝えしていきます。
文章には適切な長さがあります。
一つの文章を長く続けると、文の構造が複雑になるため、文法的な誤りが発生してしまいやすくなります。
こうした文章は、読み手にとってわかりづらいばかりか、誤解を与えてしまう可能性があります。
そうならないように、読み手にとって、わかりやすい長さで文章を書く必要があります。
それでは、適切な1文の長さとはどの程度でしょうか？
ちなみに、1文とは、「。」から「。」までです。行とは異なりますので注意しましょう。
適切な1文の長さは、メールと紙の文章によって異なります。
このように考えておくと良いでしょう。
メールの文章の場合は、30字程度。多くても40字まで。
紙の文章の場合は、40字程度。多くても60字まで。
1文が長すぎる場合は、文章を分割すると良いでしょう。
1文が長い例：
明日の天気予報の番組をみたところ、明日の天気は曇りのち雨だったので、私は傘を持ち歩こうと思ったが、外出予定はないので、その必要はないことに気付いた。
文章を分割する例：
明日の天気予報の番組をみたところ、明日の天気は曇りのち雨だった。私は傘を持ち歩こうと思ったが、外出予定はないので、その必要がないことに気付いた。
このように、1文を分割すれば良いのです。
しかし、短くすれば良いというわけではありません。短すぎる文の連続は、文のつながりが分かりづらくなってしまいます。
短い文の連続となってしまった場合は、文との繋がりを持たせた一文にまとめると良いでしょう。
短い文の連続例：
今日は企画会議があった。Ａ企画が選ばれた。Ａ企画は佐々木さんが担当することになった。
文をまとめる例：
今日は企画会議があり、Ａ企画が選ばれ、佐々木さんが担当することになった。
このように、文をまとめると良いのです。
文章には適切な長さというものがあります。
だいたい30~40字と考えておくと良いかもしれません。
ぜひ、ご自身がビジネス文章を書く際や、部下の文章をレビューする際の参考にしてみてください。
チェック観点：
- 1文の長さは30~40字程度
- 1文が長い場合は、文を分割する
- 短い文の連続は、まとめる