皆さんは、リモートワーク（在宅勤務）での働き方によって、このような問題を感じていませんか？
- 「仕事とプライベートが分けづらく長時間労働になってしまう」
- 「適切に自身の業務を評価してもらえるのかが不安」
- 「部下がきちんと業務を行っているかが不安」
- 「での働き方に慣れましたでしょうか？
前回の記事＜Vol.2. 技術①：作業内容の可視化と合意で生産性を高める（後編）＞では、これらの問題を解消するために、大前提である「“仕事”を分解して考える」ことについてみていきました。
今回は、より具体的な解決策をご紹介します。
前回の記事では、仕事はインプットとアウトプットの関係性があり、作業指示はインプット、成果物はアウトプットである。アウトプットである成果物の品質を高めるためには、インプットである作業指示の品質を高める必要性をお伝えしました。
今回は、そのインプットの品質の高め方として、ポイントを3つご紹介します。
- 聞き漏れを防ぎ、網羅的に把握する
- 不安要素は解消する
- 作業指示者と作業内容の認識合わせをする
1. 聞き漏れを防ぎ、網羅的に把握する
皆さんは、自分は作業指示を正確に理解していると感じていますか？
なかなか、ＹＥＳと答えられる人は少ないかもしれません。
多くの人は、なんとなくわかったつもりで作業に着手していることが多いでしょう。
しかし、“わかったつもり”では、言うまでもなく、インプットの品質は低くなります。間違った理解をしていれば、必然的に作業の成果物の品質は低くなってしまうからです。成果物の品質が低ければ、品質を高めるために手戻りや残業でのカバーになってしまいます。
そうならないようにするためには、「5W3H」の観点で作業指示を整理する必要があります。
5W3Hとは、以下のことを指します。
これらの観点で作業指示を整理することで、抜け漏れを洗い出すことができるので、上司に確認すれば、高い品質のインプットに繋がります。
2.不安要素は解消する
皆さんは作業に着手する際に、「これは納期に間に合うのだろうか？」、「自分の知識やスキルで作業を完成出来るのだろうか？」と不安になったことはないでしょうか。
こうした不安を「納期」「求められる品質」「かけられるコスト」の3つの観点で洗い出しましょう。
3.作業指示者と作業内容の認識合わせをする
5W3Hで洗い出した不明点と、不安要素を上司に確認しましょう。
5W3Hで抜けている観点を補うだけでも、インプットの品質を上げることができます。
また、不安要素も、不明点の解消と合わせて上司に調整を打診しましょう。
例えば、納期には間に合わないが、プラス2日あれば間に合いそうだと思うなら上司に相談し、調整を試みるのです。納期が伸ばせないなら、その分求める品質を下げてもらうようにするのです。
調整が出来るかどうかは状況によりますが、不安を抱えながら、相談せずに納期に間に合わないよりかは、心象はよいでしょう。
この3つのステップで作業指示を理解することで、確実にインプットの品質はあがり、アウトプットの品質向上に繋がります。
一手間で、作業の手戻りは減り残業が解消され、評価も高いアウトプットを出せれば不安に思うことは減るでしょう。ぜひ、取り組んでみてください。
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